引継ぎ作業を効率化！退職日までにやることすべて

こういった疑問に答えます。

私は転職エージェント歴５年で年間600人以上の転職相談からの相談を受けています。

転職活動は非日常活動の連続になりますので、常に次に何をするか確認は必要です。
今回は【引継ぎ作業を効率化！退職日までにやることすべて】と題して、退職日が決定した後にやるべき仕事の引継ぎの流れをご紹介します。

退職日決定後の仕事の引継ぎの流れ

退職日が決まりましたらすぐに仕事の引継ぎ作業を行うようにしましょう。
下記のステップのように段取りをしっかりして現職に迷惑のかからないように滞りなく対応しましょう。

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1業務内容をリストアップする

現職の業務内容をリストアップしましょう。業務ごと項目に発生頻度と業務時間の目安、引継ぎ期日も書いておくと、誰が見ても業務内容と業務量を把握しやすくなります。

自分自身のみが一人で担当しているような業務や長期期間対応している業務については、優先的に引継ぎや状況を伝える必要があります。退職後に迷惑をかけないためにもしっかりとリストを作成しましょう。

【参考リスト表】

また、ファイルやデータは分かりやすく統一して保管しましょう。引継ぎの担当者がどこに何があるのか理解できていないと退職後に質問が来てしまう可能性もあるので、資料名含めて分かりやすさを心掛けて説明しましょう。

 

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2引継ぎスケジュールを上司と調整する

引継ぎの業務内容をリストアップできたら、上司もしくは後任の方へ引継ぐ日程を決めましょう。リスト項目の１つ１つに引継ぎ期日を決めて、「誰に」「何を」すべきなのかを明確にしましょう。
最終出社日からの逆算のスケジュール設定にて余裕をもって調整しましょう。

後任が見つからないなどで引継ぎがうまくできない場合もありますので、その場合も想定してマニュアル作成でいいのか、上司の確認日を決めておくと引継ぎが終わっていないから退職日をもう少し後にずらしてほしいということが防ぐことができます。

 

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3後任への取引先企業の引継ぎ

引継ぎ項目として取引先へのあいさつ回りやメール対応が2週間前～くらいからあります。取引先へのあいさつ回りは、現職の意向を確認してから対応するようにしましょう。また合併せて現職の社員へ退職の意向を伝えることも会社の意向に沿って対応すべきです。

1. 退職理由は聞かれても極力控える

取引先で退職理由を聞かれても、「家庭の事情」など一般的な理由にしておきましょう。また、転職先企業名を伝えるのは極力控え、「落ち着いたらこちらからご連絡します」といった具合に対応するのが望ましいでしょう。

2. 必ず後任者を紹介する

退職後も辞める会社が円滑に取引や業務ができるようにするために、後任の担当者をご紹介しましょう。重要なことは「社内外問わず、迷惑をかけない」ということを意識して後任を紹介しましょう。