採用内定を辞退する場合の企業への電話回答例・メール例文

こういった疑問に答えます。

私は転職エージェント歴５年で年間600人以上の転職相談からの相談を受けています。

転職活動がいよいよ終盤になりますが、内定を頂いて嬉しい半面、複数社から内定を頂くと必ず1社に絞る必要もあり、ご辞退の連絡を入れる局面があります。
今回は【採用内定を辞退する場合の企業への電話回答例・メール例文】と題して、内定を辞退の断りのマナーや辞退連絡の仕方、伝え方のポイントをご紹介します。

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1採用内定の辞退の断り方のマナー

内定辞退を電話で行う際には、心がけておきたい正しいマナーがあります。
このマナーを守ることによって円満に話を進めることができる可能性も高まる為、知っておくと役にたつかもしれません。

電話をかける時間帯は始業就業時間、昼休み時間を避ける

採用内定の辞退をする場合はまずは電話になります。
電話する場合は必ず時間帯に注意して連絡を入れるようにしましょう。避ける時間帯としては始業時間や終業時間はもちろんですが、昼休み時間帯の前後もビジネスマナーとして避けましょう。
最近は始業が10時開始の企業もありますので、11時前後や14時～16時あたりがベストになります。

辞退の連絡は採用担当者に直接、電話連絡する

名刺をもらっていない、採用担当者の直通電話が不明な場合は会社の電話番号へ連絡するかと思いますが、ほとんどの場合は採用担当者ではことが多いです。電話に出た人が採用担当者ではなかった場合、必ず採用担当者に繋いでもらうようにしましょう。

別の方に連絡を入れておくことで、社内の情報が曲がり正確に辞退連絡が伝わらない可能性もありますので、必ず採用担当者に直接伝えるようにしましょう。

採用担当者が不在のときはメールで伝える

電話した際に採用担当者が不在の場合もありますので、採用担当者のメールアドレスを知っていればメールで一旦伝えるべきです。先方は常に承諾をしてもらえるのか待っている状態なので、確実に早く伝えるためにも電話が繋がらない場合はメールを入れましょう。

基本は電話で直接すべきですので、メールを送って終わりにしないようにしましょう。当日の時間をずらして自分から再度電話は入れることがマナーになります。

採用内定を出した企業は一旦、採用を止めている可能性もあるので、辞退連絡が正確に伝わりることを意識して行動しましょう。

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2採用内定の辞退を電話やメールで伝えるポイント

実際に採用内定の辞退を電話やメールをする場合、どのように話したら良いかを不安を下記で解消するために例文を紹介させて頂きます。

電話で伝える辞退連絡の例文

何度も伝えていますが、電話をかける時間帯に気をつけて連絡をお願いします。採用内定の辞退理由を聞かれる場合に備えて、理由も用意しておきましょう。

メールで辞退連絡をする際の例文

メールでは、簡潔に辞退理由を記載して送るようにしましょう。

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3採用内定の辞退の理由を聞かれたときの対応

採用内定の辞退を伝える際には電話もしくはメールなりますが、伝えたあとに詳細の理由を聞かれる場合もありますので、事前に準備しておくのが良いでしょう。

「より自分のキャリアに合う企業とご縁があった為」が、採用内定を辞退する会社の不満点を理由にしていないので、失礼な言葉ではなくなるのでおすすめです。

直接応募されている方は自身で直接連絡をする必要がありますが、転職エージェント（無料）を利用されている方は担当転職エージェント経由で連絡してもらうことができます。
是非これから転職を考えている方はメリットがありますので有効活用してみてください。