転職相談者
退職挨拶を直接する時間がないから、メールで送っていいのかな、、、
こういった疑問に答えます。
私は転職エージェント歴５年で年間600人以上の転職相談からの相談を受けています。
今回は『実例を真似すればOK!!退職挨拶のメールの要点【円満退職】』と題して、退職挨拶のメールのノウハウやメール内容の実例などをご紹介します。
退職挨拶メールのちょうど良い時期と送り方
社会人として、お世話になった方に退職前に挨拶をするのはマナーです。
本来は直接挨拶すべきですが、最近はメールでの挨拶も増えてきています。
退職挨拶をメールを送るにあたって、２つのマナーがあるので、確認しておきましょう。
1-1. メールを送るちょうど良い時期
退職挨拶メールを送るちょうど良い時期は【社内】と【社外】で異なってきます。
社内
社内の退職挨拶メールを送るちょうど良い時期は「最終日の終業直前」です。
ただ、企業によって時期は異なりますので、一概には言えないですすが今までの退職者に従うのが良いでしょう。以下がちょうど良い時期が想定できます。
・最終日の終業直前
・社内で告知後すぐのタイミング
・退職１週間前の終業後
また、企業によっては勤務時間に送るべきでないこともあるので、十分に気をつけましょう。一般的には「最終日の終業間際」に送るのがいいと言われていて、理由は２点あります。
・社内の人に最終日であることを認識させられる
・終業間際で注意力が散漫している社員が多い
社外
社外の退職挨拶メールを送るちょうど良い時期は余裕を持って２〜３週間前です。
理由は3点あります。
・後任者が余裕を持って引継ぎができる
・自分自身が人脈を維持することができる
・取引先企業に迷惑をかけることを防ぐことができる
そのために余裕を事前に持って社外の関連企業や取引先企業には連絡を入れるようにしましょう。
1-2. メールの送り方
退職挨拶メールは個別送信メールと同時送信メールで分けて送りましょう。
お世話になった方へは、個別で送りましょう
お世話になった方には必ず、個別にメールを送るべきです。
下記の要点を入れると良いです。
- 感謝の気持ち
- 一緒に働いた時の思い出話
- 今後の活動について
しっかりと感謝の気持ちを伝え、企業を去ることで良い関係が継続するでしょう。
その他の人は一斉送信でも可能だが、送り方に注意です
個別に送るのが1番望ましいですが、一斉送信になっても送り方に注意して送りましょう。
注意すべきは点は2点です。
- 必ず宛先はbccに宛先メールアドレスを入れる
- 自分のメールアドレスをToに入れる
bccで送る理由は、他人へメールアドレスを知られてしまわないことを防ぐです。
これは社外へメールするにも基本となります。
【社内編】退職挨拶パターン別使える実例メールとその要点
転職の場合は送る相手によって内容を変える必要があります。
下記の退職挨拶メール2つのパターンをご紹介します。
- 社内への同時送信メール
- 同僚への個別送信メール
社内への同時送信メール
社内の人にまとめて送る場合は下記のメールを参考にしてみてください。
今後、仕事を一緒にする可能性もあることを想定して、円満退職するために行いましょう。
本文：
皆様
お疲れ様です。⚫︎⚫︎⚫︎⚫︎（あなたの氏名）です。
このたび、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
在職中はお世話になり、本当にありがとうございました。
あたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。
最後になりましたが、皆さまのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。
ポイント
①件名はシンプルに「退職の挨拶＋名前」と分かりやすい件名にする。
②退職理由は「一身上の都合」以外の理由は記載する必要はありません。
③社内へのメールは最終出社日の退社1時間前を目安に送るのがベストです。
同僚への個別送信メール
同僚の中でも、個別に心のこもったメールを送る事で、退職後も良い関係を続けられるでしょう。
本文：
□□××さん
お疲れ様です。⚫︎⚫︎⚫︎⚫︎（あなたの氏名）です。
この度、一身上の都合により◎月末で退職することとなり、
本日が最終出社日となりました。
□□××さんの親切丁寧なサポートのお陰だと思っております。
今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思います。
今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへ
ご連絡をいただけると幸いです。
メール：
携帯：
まずは退職の挨拶までですが、今まで本当にありがとうございました。
ポイント
①件名はシンプルに「退職の挨拶＋名前」と分かりやすい件名にする。
②送り相手に先に対しての感謝の言葉を必ず入れるようにする
③退職後も何かしら今後の人脈として接点を維持したい場合は、個人の連絡先を記載しましょう。
【社外編】退職挨拶パターン別使える実例メールとその要点
転職の場合は送る相手によって内容を変える必要があります。
下記の退職挨拶メール2つのパターンをご紹介します。
・取引先への挨拶メール（訪問なし）
・取引先への挨拶メール（訪問あり）
取引先への挨拶メール（訪問なし）
退職した後も企業と企業は取引を継続していきます。さらには今後あなた自身がその取引先と繋がる可能性も有り得ます。直接挨拶に行けなかった場合は心を込めたメールを送りましょう。
本文：
株式会社××××
□□□□様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社⚫︎⚫︎⚫︎⚫︎（あなたの氏名）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合で△月△日を持って○○株式会社を退職することとなりました。
□□様にはいろいろとお力添えをいただきました。ここに改めて御礼申し上げます。
後任は同じ部署の＊＊というものが務めさせていただきます。
＊＊が後日改めてご挨拶に伺いますが、何卒変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
本来であれば、直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりしたことをお詫びいたします。
末筆ながら、貴社のご発展と□□様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
ポイント
①件名はシンプルに「退職の挨拶＋名前」と分かりやすい件名にする。
②退職理由は「一身上の都合」以外の理由は記載する必要はありません。
③後任者を紹介する旨を入れておくことで後任者が引き継ぎやすくなる。
④退職後の連絡先は決して書かない（円満退職のために情報流出を防ぎましょう）
取引先への挨拶メール（訪問あり）
本文：
株式会社××××
□□□□様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社⚫︎⚫︎⚫︎⚫︎（あなたの氏名）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合で△月△日を持って○○株式会社を退職することとなりました。
在職中は□□様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。
後任は＊＊というものが務めさせていただきます。
お時間をいただけるようでしたら、後任の＊＊とご挨拶に伺いたく存じます。
以下日程のご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（○）○○:○○〜
・○月○日（○）○○:○○〜
・○月○日（○）○○:○○〜
ご検討のほどよろしくお願い致します。
ポイント
①件名はシンプルに「退職の挨拶＋名前」と分かりやすい件名にする。
②退職理由は「一身上の都合」以外の理由は記載する必要はありません。
③後任者を紹介しつつ、挨拶に伺う調整日時を具体的に記載する。
④退職日の遅くとも2～3週間前に送るようにする。
まとめ
今回は『退職挨拶のメールの要点（実例あり）【円満退職】』と題して、退職挨拶のメールのノウハウやメール内容の実例などをご紹介させて頂きました。
・社会人として、お世話になった方に退職前に挨拶をするのはマナー
・社内の退職挨拶メールを送るタイミングは「最終日の終業直前」
・社外の退職挨拶メールを送るタイミングは余裕を持って「２〜３週間前」
少なくとも直接退職挨拶ができない場合はメールを送ることは退職する際には当然です。
円満退職のためにも最後の最後まで気を抜かないで対応しましょう。
転職活動は思っているよりも大変で、普段とは違い家に帰ってからや休日に転職活動をすることが多いです。なので無理をしない範囲で今のうちから準備を進めていくことをおすすめします。少しずつご自身のペースで次のキャリアをお考えておくことはこれからの時代必須になります。
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